Инструкция по системе «Системный Коммерческий Клининг»

1. Что это за система

Это облачная система управления объектами клининговой компании. В ней вы ведёте все свои объекты от первого контакта (лида) до ежедневного обслуживания: оцениваете, считаете стоимость, готовите КП, оснащаете, запускаете и затем эксплуатируете — персонал, табель, качество, ТМЦ, финансы.

Главный экран — «Объекты в управлении»: список всех объектов карточками. На каждой карточке видно название, город, тип, класс, площадь и статус. Клик по карточке открывает объект; «➕ Новый объект» создаёт новый.

2. Мастер «Заход на объект»

Сразу под названием объекта — степпер из 6 этапов, который ведёт вас по запуску нового объекта:

Степпер отражает воронку статусов: активный и выполненные этапы подсвечиваются. На этапах «Оценка», «Оснащение», «Документы», «Задачи» виден прогресс готовности (N из M). Клик по этапу открывает нужный раздел. Этапы соответствуют бланкам типовой методологии захода на объект.

Вкладки внутри карточки сгруппированы по логике работы: Запуск (Осмотр · Расчёт · План оснащения · Документы · Планы и фото) · Эксплуатация (Персонал · Табель · Контроль качества · КРМ · Задачи) · Учёт (ТМЦ · Финансы) · Прочее (Заметки · Команда).

3. Этап «Оценка» — Осмотр и инвентаризация зон (Бланк №1)

Акт осмотра — основа правильного расчёта. Заполняется на выезде или сразу после.

3.1. Общие данные и реквизиты

Дата осмотра, ответственный, контакты и юр. лицо заказчика, этажность, год постройки, число санузлов, входных групп, лифтов/эскалаторов, площадь остекления, проходимость, паркинг, наличие планов эвакуации.

3.2. Поэтажный осмотр

«+ Добавить этаж / зону» создаёт блок этажа: название, площадь, покрытие пола (плитка, мрамор, ковролин… — влияет на технологию и химию), зоны, состояние/замечания и 📷 фотографии прямо к этажу.

3.3. Инвентаризация зон (Бланк №1)

Структурированный подсчёт всех типов зон объекта — то, чего не хватало для точного расчёта:

• 12 типов зон: входные группы, этажи/коридоры, лестницы, лифты, эскалаторы, травелаторы, туалеты, МАФы, урны, лавки, деревья, навигация. У каждой — количество, характеристики (с подсказкой «что указать»: коврики и тамбур, ступени, зеркала, материал…) и фото;
• Доп. зоны: кабинеты, фудкорт, детская зона, фонтан, паркинг, прилегающая территория — описание и фото.

3.4. Ситуация и выводы

Кто обслуживает сейчас (и за сколько), инфраструктура (бытовка, прачечная, вода), требования заказчика, ваши выводы и рекомендации.

4. Этап «Расчёт» — стоимость контракта и КП

Принцип: вы профессионал и сами определяете состав бригады — исходя из площади, класса и проходимости, а не со слов клиента.

4.1. Подбор персонала

Кнопка «🪄 Подобрать персонал по площади» рассчитает состав по норме выработки: класс A ≈ 550 м²/смену, B ≈ 700, C ≈ 900; плюс менеджер, оператор поломоечной машины и дворники. Состав можно править вручную.

4.2. Зарплата

4.3. Схема оформления и налоги

№1 — всё официально (нет риска) · №2 — по МРОТ (низкий) · №3 — 0,5 ставки (средний) · №4 — без оформления (высокий). Налоги и взносы — 43,5%, отпускные — ставка ÷ 11. «Вывод» — процент за обналичивание (10–15%).

4.4. Техника, расходы, цена

Амортизация/мес = (цена × кол-во) ÷ срок окупаемости. Химию и расходники можно считать автоматически от площади. Итог:

Видно итог, цену за м² и сравнение ФОТ по схемам. «📊 Excel» — расчёт для себя; «📄 КП» — чистое предложение для клиента.

5. Этап «Оснащение» — план оснащения (Бланк №2)

Спецификация «что закупить и обустроить под объект», чтобы запустить обслуживание. Три раздела:

• Рабочие помещения — кабинет менеджера, склад, помещения персонала. Кнопка «добавить помещение» загружает типовой перечень из бланка (оргтехника, мебель, бытовая, спецодежда, система дозации, сушка для мопов…), который можно скорректировать;
• Доп. оборудование — поломоечные и подметальные машины, пылесосы, ротор, АВД, стиральные машины: модель и количество;
• Комплекты тележек — конструктор: тип тележки + мопы/насадки по типу уборки (сухая/влажная × общие зоны/санузлы), размер и количество.

6. Этап «Документы» — пакет документов захода (Бланк №3)

Чек-лист документов, которые должны быть готовы к заходу и в первый месяц. «Загрузить типовой пакет» заполняет перечень из бланка:

• 1-я степень (до захода): КРМ (черновой), ГРМ-стандарт, личные карточки ТМЦ, журнал выдачи ключей, журнал пропусков и бейджей, бланки пропусков, график-табель, инструкции на оборудование;
• 2-я степень (в течение месяца): книга менеджера, процедуры (договоры, ТМЦ), подкорректированные КРМ/ГРМ, журналы выдачи химии, продуктовые листы, технологические карты.

У каждого документа — статус (Не начат / В работе / Готов), срок, ответственный, и 📎 приложенный файл. Ниже — общее хранилище файлов объекта (договоры, акты, счета).

7. Этап «Задачи» — задачи захода (Бланк №4)

Чек-лист задач запуска по трём этапам: до захода (согласовать клининговые комнаты, подготовить хоз.блок, ОС на подотчёт) · в день захода (перевоз ОС, комплектование инвентаря, карточки ТМЦ, инструктаж, наладка оргтехники) · в течение месяца (уборка и оборудование клининговых комнат).

8. Эксплуатация (обслуживаемый объект)

Когда объект запущен (статус «Обслуживается»), в дело вступают повседневные разделы:

• 👷 Персонал — фактически назначенные на объект (ФИО, должность, график, оклад, телефон);
• 📅 Табель — выходы по дням месяца (часы или отметка «в»; выходные подсвечены, считается сумма);
• ✅ Контроль качества — четыре блока: чек-листы приёмки по зонам и точкам (✅/⚠ + фото), график фотоотчёта по дням, оценка качества по ГОСТ Р 51870-2014 (уровень 0–5), журнал замечаний и рекламаций;
• 📋 КРМ — карты рабочих мест: почасовое расписание tasks уборщика/дворника (конструктор + печать/PDF);
• 📌 Задачи — доска и список задач объекта с исполнителями, приоритетами, сроками;
• 📦 ТМЦ — инвентаризация: карточки с инв. номерами, остатки и движение между объектами (приход, расход, перемещение, списание, ремонт), сводный отчёт по всем объектам;
• 📊 Финансы — фактические выручка и расходы по месяцам, прибыль и маржа;
• 📝 Заметки — журнал по объекту с датами; 🔑 Команда — кто из сотрудников ведёт объект.

Также: 📐 Планы и фото — поэтажные планы, экспликации, общие фото; 📎 Документы — пакет захода + хранилище файлов.

9. Доступ и роли

У каждого сотрудника — логин и роль: Владелец (видит всё, включая «кухню» и финансы), Менеджер (только назначенные ему объекты, без схем/себестоимости/Excel), Администратор платформы (управляет компаниями и подписками). Справочник сотрудников — кнопка «👥 Сотрудники» вверху.

10. Тарифы и подписка

Система модульная: Расчёт → Старт → Бизнес → Полный, с нарастающим набором модулей (объекты, персонал, качество, хранилище, ТМЦ, задачи, КРМ, финансы) и лимитов (объекты, хранилище, пользователи). При регистрации — 14 дней триала с полным доступом. Кнопка «💳 Тариф» — управление подпиской.

11. Данные

Данные хранятся на сервере (база данных), доступны с любого устройства по логину. Всё сохраняется автоматически.

Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных (далее — ПДн) Оператором и разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Оператор: [ИП/ООО «___», ИНН ___, ОГРН(ИП) ___, адрес: ___], email для обращений: [email].

Используя сервис «Системный Коммерческий Клининг» (далее — Сервис), пользователь подтверждает согласие с настоящей Политикой.

2. Категории субъектов и обрабатываемых данных

• Пользователи Сервиса (владельцы и сотрудники компаний): фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты (логин); номер телефона; должность; пароль (в виде хеша).
• Контактные лица объектов и клиентов, вносимые пользователями: ФИО, телефон, иные сведения, добровольно внесённые пользователем в карточку объекта.

Оператор не обрабатывает специальные и биометрические категории ПДн.

3. Цели обработки

• регистрация и аутентификация пользователей, предоставление доступа к Сервису;
• ведение учёта объектов, расчётов, персонала и документов компаниями-пользователями;
• связь с пользователем, техническая поддержка;
• исполнение договора (Оферты) и требований законодательства.

4. Правовые основания

Обработка осуществляется на основании: согласия субъекта ПДн; договора (Оферты), стороной которого является субъект; п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ (исполнение договора). Данные, вносимые пользователем о третьих лицах, обрабатываются Оператором по поручению пользователя; ответственность за наличие законного основания и согласия таких лиц несёт пользователь.

5. Порядок и условия обработки

Обработка включает сбор, запись, систематизацию, хранение, уточнение, использование, удаление. Обработка ведётся как автоматизированно, так и без средств автоматизации.

Место хранения: базы данных, содержащие ПДн граждан РФ, размещаются на серверах, расположенных на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). [Указать хостинг-провайдера и регион.]

6. Трансграничная передача

Трансграничная передача ПДн не осуществляется. [Если осуществляется — указать страны и основания, уведомить Роскомнадзор.]

7. Права субъекта ПДн

Субъект вправе: получать информацию об обработке своих ПДн; требовать уточнения, блокирования или уничтожения ПДн; отозвать согласие; обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд. Обращения направляются на email: [email].

8. Меры защиты

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры: разграничение доступа по ролям, хранение паролей в виде хеша, шифрование канала (HTTPS), ограничение доступа к данным каждой компании только её пользователям.

9. Сроки хранения

ПДн хранятся в течение срока использования Сервиса и удаляются при удалении аккаунта/компании либо по требованию субъекта, если иное не предусмотрено законом.

10. Изменение Политики

Оператор вправе изменять Политику. Актуальная редакция размещается в Сервисе.

Публичная оферта

1. Термины

Исполнитель — [ИП/ООО «___», ИНН ___]. Сервис — программное обеспечение «Системный Коммерческий Клининг», доступное по адресу [адрес сайта]. Пользователь — лицо, прошедшее регистрацию. Акцепт — регистрация в Сервисе.

2. Предмет

Исполнитель предоставляет Пользователю доступ к функциям Сервиса для управления объектами клининга (расчёт стоимости, учёт персонала, табель, документы и т.д.) на условиях настоящей Оферты. Сервис предоставляется «как есть» (as is).

3. Акцепт оферты

Полным и безоговорочным акцептом является регистрация Пользователя в Сервисе. С момента акцепта настоящая Оферта считается заключённым договором.

4. Права и обязанности

• Исполнитель обеспечивает доступность Сервиса и обработку данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных.
• Пользователь обязуется указывать достоверные данные, не нарушать законодательство, иметь законные основания для внесения данных третьих лиц, не передавать доступ третьим лицам без необходимости.
• Пользователь самостоятельно несёт ответственность за содержание вносимых данных и за соблюдение 152-ФЗ в отношении данных, которые он вносит о своих сотрудниках и клиентах.

5. Стоимость и оплата

Стоимость и порядок оплаты доступа определяются тарифами Исполнителя. [На этапе тестирования доступ предоставляется бесплатно. / Указать тарифы и порядок оплаты.]

6. Ответственность

Исполнитель не несёт ответственности за упущенную выгоду и за перерывы в работе Сервиса по независящим причинам. Совокупная ответственность Исполнителя ограничена суммой, уплаченной Пользователем за период. Исполнитель не отвечает за достоверность данных, вносимых Пользователем.

7. Персональные данные

Обработка ПДн осуществляется согласно Политике обработки персональных данных, являющейся неотъемлемой частью Оферты.

8. Срок, изменение, расторжение

Оферта действует бессрочно до её отзыва Исполнителем. Исполнитель вправе изменять условия, публикуя новую редакцию в Сервисе. Пользователь вправе расторгнуть договор, прекратив использование и удалив аккаунт.

9. Реквизиты Исполнителя

[ИП/ООО «___», ИНН ___, ОГРН(ИП) ___, адрес ___, email ___, тел. ___]